沟通管理三个基本原则

飞越彩虹

沟通管理三个基本原则
3条基本的沟通原则：准确;逐级;及时。


    1.准确原则


    准确是基本的原则和要求，在沟通中，只有当你所用的语言和方式能为对方理解时，沟通也才有效。这一点看起来简单，做起来未必容易。在实际工作中，由于接收方对发送方的信息未必能完全理解，发送方应将信息加以综合并力求用容易理解的方式来表述，这就要求发送方具有较高的语言表达能力并熟悉下级、同级和上级所用的语言，如此，才能克服沟通过程中的各种障碍。


    2.逐级原则


    在开展纵向沟通(包括向下沟通和向上沟通)时，应尽量遵循“逐级”原则。在向下沟通时，由于销售经理下面往往还有主管(如负责一方市场的区域主管)，主管下面还有普通职员(如业务代表)，销售经理应设法使主管人员位于信息交流的中心，尽量鼓励他们发挥核心作用。但在实际工作中，销售经理可能会忽视这一点，他会越过下级主管人员而直接向一线人员发号施令，这可能会引起许多不良后果。如果确实要这样做，销售经理也应事先与下级主管进行沟通，只有在万不得已的情况下(如紧急动员完成某项工作)才可以越级沟通。在向上沟通时，原则上也应该遵循“逐级”原则(销售经理一般直接相营销总监或销售总监报告工作)，特殊情况下(如在提建议、出现紧急情况等情形下)才可以越级报告。


    3.及时原则信息只有得到及时反馈才有价值。在沟通时，不论是向下传达信息，还是向上提供信息，或者与横向部门沟通信息，销售经理都应遵循“及时”原则。遵循这一原则可以使自己容易得到各方的理解和支持，同时可以迅速了解同仁的思想和态度。在实际工作中，沟通常因信息传递不及时或接受者重视不够等原因而使效果大打折扣。


    员工都会表现得有毅力、能干而且易于与人合作。他们较乐意去解决问题、研究各种可行的方法、勇于面对挑战。


    你要维护员工的自尊，小心避免损害对方的自我价值感，尤其在讨论问题的时候，你要针对事而不针对人，便可维护员工的自尊。赞赏员工的意见、表示对他们能力充满信心、把他们看作能干的独立个体，都可以加强员工的自信。例如：


    “你提议用较小的码头寄运，这个主意很好。现在我们的付运程序比以前更快捷，更顺利。谢谢你的意见。”


    要清楚明确


    在维护员工的自尊，加强他们的自信时，应要清楚明确。只说一句“你做得很好”固然并无不妥，但总不及说明做得好的那件事情和原因来得更有意思。这样做除了可以表示你重视那位员工外，也可以证明你是真心的称赞他的。例如：“你再一次把这本报告的数字核对一遍，我非常欣赏的这样认真的工作态度。”


    要充满诚意


    在赞赏或认同某人的工作时做到清楚明确，也可以表示你是充满诚意的。虚假、不真诚的恭维话是容易为人察觉的，这样不但无益，反而有害。过分的夸奖会使赞赏腿色，减低了赞赏的效力。


    有效的使用第一个基本原则可以帮助你：


    ▲打开沟通之门---可以化解彼此之间的隔膜。


    ▲得到对方合作，把计划付诸实行---充满自信的人，大多会言出必行，热心把理想实现。


    ▲缓和抗拒的情绪---在解决问题的检讨中，不会使人有受到攻击的感觉。


    ▲使组员合作更协调---一个充满自信的工作小组，一般都更能合作无间、更具创意和更有效率。


    专心聆听，表示了解对方感觉


    聆听是打开双方沟通的主要关键。表示了解对方感觉，可令对方知道你能体会他的处境。在细心聆听之余，再表示关怀体谅。你就可以开启沟通之门。


    表示了解对方感受及明白说话的内容


    你要让对方知道，你正在专心聆听，同时也明白对方说话的内容和对方的感觉。使对方愿意表达内心的感觉，对于解决困难有很大的帮助。有效的回应包括两部分：其一描述对方的感觉，其二是总结对方的说话的内容。下面的例子都包括这两部分：


    “我明白你对更改时间表有点担心(表示了解对方担忧的心情)，因为这涉及到超时工作(明白对方说话的内容，知道他担忧的原因)。”


    “这么，你就可以比预期早两个星期进行这项计划(细心聆听对方说话的内容)。我想你一定会很高兴这么快就获得批准(表示分享对方快乐的感觉)。”


    当对方表达一些愉快的感受时，使用第二个基本原则，也是很有效的。共同分享愉快的感受(举个例子说：“看来你很喜欢你的新任务”)，可以营造互助合作的气氛。


    表现出了解对方的感觉，并不一定表示你同意对方所讲的话。通常在说了“我明白你的意思”之类，我们很容易会加上“但是”或“不过”等字眼。如果使用这些字眼，你给对方的印象，就是你认为他的感受在你的眼中是“错的”，或者不象你所关注的问题那么重要。应该避免使用这些字眼，在你说出自己的意见之前，可使用“同时”这个词语，或在适当时候暂时停下来，代替“但是”或“不过”等字眼。


    有效的使用第二个基本原则，可使你与别人沟通更坦诚，更有成果。如果员工不愿意谈诚开放的沟通，你或许不能取得有关资料，而这些资料往往影响了工作的成败。此外，有效的使用第二个基本原则，可以：


    ▲减少抗拒---细心聆听，了解对方所讲的话，可以鼓励谈诚沟通。


    ▲加强自信---关心对方所讲的话及内心的感受，可以令对方感到自己的重要性。


    ▲鼓励合作---对方知道你明白他的感受时，会更加乐意与你合作。


    ▲消除误会---在对方谈诚的说出感受之后，你便可继续与对方讨论可行的解决方法及具体行动。


    要求帮助解决问题


    现在的员工，与十年前的员工有很明显的分别。现在的员工都有熟练的技巧，而且一般都很热心的把一己之长贡献给群体。事实上，他们对本身工作的认识，比任何人都深入清楚。因此，要求帮助解决问题，不单可以有效的运用宝贵的资源，而且可使对方更投入，并加强他们的自信心。


    征求意见，将意见进一步发挥


    向对方征求意见，可以营造一起合作、共同参与的气氛，这样可鼓励工作小组共同努力，进一步发挥所提供的意见。

例如：


    小组负责人：“对于改善这个调查表，你有什么意见呢?”


    小组成员：“我认为我们需要加一些地区资料，只须额外加一栏这样便可以知道公司在那一区的实力比较弱。”


    小组负责人：“你说得对，那些资料很重要。如果我们把资料栏放在这里，就不需要重新设计整张调查表。”向对方征询意见，固然可以加强他们的自信，但事实上，并非所有的意见都是可行的，有些意见需要加以进一步发挥。如果发生这些情况，应避免说：“这个主意很好，但是”或“那个主意行不通”。在可能的范围内，尽量采用对方所提供的意见。如果那个意见真的不可行，加以解释，并请对方提出其他方法。


    给与支持，也要对方承担应有的责任


    当下属或组员同意把构思付诸实行时，你应该加以支持，但要他们知道自己应该承担的责任。支持对方提出的意见、方针及解决方法，也要他们承担应有的责任，这是领导技巧的要点。以鼓励的方式表示你的支持，随时提供协助，并在你的能力范围内，消除有可能出现的障碍。假如要有效的与人一起合作，运用第三个基本原则，是最合乎常理的方法。利用这个基本原则可以：


    ▲集思广益---三个臭皮匠，胜个一个诸葛亮。


    ▲令他人更积极与解决困难---鼓励员工积极参与，可以使他们更投入解决困难。


    ▲增强合作关系---鼓励积极参与，可增强你与工作小组、组员、同事或上司之间的工作关系。